psilonsk (psilonsk) wrote,
psilonsk
psilonsk

Categories:

Непридуманные истории об управлении проектами. История первая: договор Ариадны



Менеджер проектов Леша Шрудкин сидел на своем рабочем месте и никого не трогал. Не то чтобы состояние «никого не трогать» было для Леши любимым и естественным. Совсем нет, был он человеком активным, общительным и энергичным, и у коллег заслужил репутацию оптимиста. Но сегодня был особенный день, какой в жизни обитателей московских офисов случается от силы два-три раза в год. День этот называется первым днем после отпуска, и даже мазохисту со стажем не придет в голову отметить его в календаре красным цветом.
Каких-то двадцать часов назад Леша лежал на пляже далекой солнечной страны, покусывал соломинку, стараясь растянуть удовольствие от ледяного мохито, и лениво наблюдал за гарцующими вдоль береговой линии девушками в бикини. Сейчас же было совершенно ясно, что все это происходило не с Лешей, а с кем-то другим, потому что за окнами был октябрь, Москва натянула вместо неба кусок грязного брезента, и опыт подсказывал, что снимет она его не раньше апреля.

Как это ни банально, но из пучины послеотпускной депрессии Лешу вывел телефонный звонок. Звонил Олегыч, руководитель проектного офиса.
— С возвращением! — с неуместной в такой день бодростью сказал Олегыч, — как настроение?
— Спасибо, все чудесно, снова на службе, готовлюсь решать стратегические задачи родного банка.
— Ну и замечательно, — сказал Олегыч, проигнорировав Лешину иронию, — Слушай, у меня для тебя задание срочное есть, чтобы ты быстрее, так сказать, обратно к нам вернулся. Мы тут новенького взяли, пока ты в морях своих плавал. Он менеджер неплохой, деловой такой, с хваткой, но в банках никогда не работал, пришел к нам из небольшой айтишной компании... Ну, сам понимаешь. Ты уж помоги ему советом, тонкости какие-нибудь, местный колорит, hints, tips and tricks...
Леша вспомнил все tricks, которые он применял в работе в последнее время, и вздрогнул.
— Ладно, расскажу, что смогу. Что у него там самое противное намечается?
— Да мы ему проект дали самый что ни на есть айтишный — систему построения отчетности внедрить. Но там сейчас сложности начнутся, не дай ему сильно буксовать.

***
Фамилия новенького была Пастухов, был он весел и румян, и сразу взял быка за рога.
— Вот, посмотри, — сказал он, быстро раскладывая перед Шрудкиным страницы распечатанного плана проекта, — я уже со всеми поговорил, команду утвердил, бюджет у правления банка получил, управляющий комитет собрал...
Леша взглянул на план и ткнул пальцем в одну строку:
— Что это?
— Где? Это? Это мы должны много доработок сделать, программеры и аналитики нужны, своих ресурсов пока нет. Привлечем аутсорсинг, я знаю отличную команду, официальный партнер Оракла. Они и для ВТБ, и для Сбера, и еще для кучи банков такое делали, отзывы клиентов завтра обещали выслать, а к концу недели можно будет договор подписывать — и вперед! Если хорошо поработаем, к Новому году уже первый этап сдадим!
Шрудкин почувствовал себя злодеем, который вот-вот расскажет маленькому мальчику, что Деда Мороза не существует.
— Меня тут начальство попросило тебя в курс дела ввести, чтобы тебе легче в нашем банке работалось. До трюков и уловок мы еще дойдем, а пока я тебе расскажу, как у нас устроен процесс подписания договоров с подрядчиками. В общем, слушай и постарайся не перебивать — тебе по этому процессу работать. В крупных компаниях, тем более в банках, нельзя нанять какого угодно подрядчика на проект. Потому что в таких компаниях всегда есть документ, который называется «Закупочная политика». А в нем сказано, что все проекты стоимостью, скажем, больше 500 тысяч рублей требуют проведения тендера. Это означает, что для начала нужно подготовить RFP — Request For Proposal, по-русски это называется «запрос коммерческого предложения». Документ этот будут готовить заказчики проекта и айтишники, ты им всем только поможешь запятые правильно расставить, у них с этим не очень. Так вот, когда RFР будет готов, его надо будет...
— ... разослать компаниям-участникам?
— Нет, передать в подразделение, занимающееся тендерами. Это подразделение само решит, кому разослать RFР. А ты не вздумай в эту процедуру влезть! Иначе потом обязательно окажешься виноватым — не тем разослал, не так разослал, не имел полномочий... Впрочем, ты можешь тоже какие-нибудь компании добавить в список участников. Всем им будет разослан запрос на предоставление коммерческого предложения, они создадут команды под наш предпроект и будут писать свои предложения, постоянно нас отвлекая глупыми вопросами. За это время ты должен организовать подготовку критериев отбора предложений. Кстати, в нашем банке самый важный критерий...
— Деньги?
— Молодец, правильно. Стоимость имеет вес примерно 60% от всех параметров. Остальные параметры — качество команды, опыт выполнения подобных проектов, рекомендации, — имеют куда меньший вес. Да, и не забудь организовать хотя бы парочку референс-визитов. Олегыч поможет, у него хорошие связи среди банкиров.
Пастухов вздохнул.
— Ну хорошо, тендер так тендер. Я хотел как можно меньше формальностей соблюсти, но раз надо — значит надо. Мы просто тогда минимум на две недели позже начнем. А то и на три со всеми этими делами.
— Не на две недели, а минимум на полтора-два месяца позже. И это в лучшем случае, без учета времени на подписание договора. В худшем — месяца на три-четыре, а то и на полгода. Ведь с первого раза коммерческие предложения никогда не проходят. Их приходится уточнять с технической точки зрения, биться на переговорах за снижение стоимости, у нас тоже специальное подразделение этим занимается. Не забудь, что все коммерческие предложения надо вскрыть в один день и час, проанализировать на соответствие RFР, служба безопасности должна проверить компанию и ее генерального директора, ну и т.д. Все это ты должен организовать, разумеется. Ну и в конце всей этой истории ты должен собрать тендерный комитет для фиксации финального решения по выбору подрядчика. Не забудь пригласить всех заинтересованных лиц — от бизнеса, от ИТ, от рисков, от маркетинга, от нас... Потом список обсудим, если хочешь.
Пастухов снова вздохнул. Он уже давно перестал улыбаться.
— Это-то понятно. Но хоть когда тендер будет завершен, мы быстро договор подпишем, как по-твоему?

Теперь уже вздохнул Шрудкин.
— А теперь слушай, как происходит согласование договора. Когда он впервые попадает к нам (потенциальные подрядчики обычно ребята активные, они сами «рыбу» готовят), то сначала надо переслать его начальнику одного из юридических управлений, чтобы он передал договор в работу своему подчиненному юристу. Произойдет это в течение двух дней по внутреннему регламенту. Юрист, который получит этот договор, прочитает его и дня через три выкатит тебе кучу замечаний. Он же перешлет его налоговикам, которые тоже сделают ряд замечаний. Молись, чтобы договор был обычным, не требовал многих часов обсуждений и десяти этапов согласований. Будь готов к тому, что тебе понадобится нашим юристам разъяснять каждую буковку в каждом слове — они-то в твоих проектных делах совсем не специалисты. И еще — наши юристы очень неохотно напрямую общаются с юристами подрядчика, только через менеджера, и не спрашивай, почему. Ну или надо их долго уламывать. То есть скорость согласования документа упадет еще из-за этого. Параллельно с юридическим и налоговым согласованием договора, начинай его согласовывать с другими ключевыми участниками. Однозначно нужны бизнес-аналитики, представители ИТ, будущие пользователи твоей системы, может, кто-то от хозяйственников... Когда все вопросы будут улажены, от всех участников получено подтверждение, что их все в тексте договора устраивает, можно начинать процедуру подписания. Сам понимаешь, скорость согласования сильно зависит от тебя. Как побегаешь, так и пообедаешь, или как там в пословице?
— И это что, еще не конец? — могильным голосом спросил Пастухов.
— Не хочу тебя расстраивать, но дальше начнется самое интересное. Понимаешь, в нашем банке внедрена система документооборота. Называется PDaRS.
— Достойное название. И что оно означает?
— А хрен его знает, не помню. Мoжет, ‘Processes, Documents and Resources Storage’? Хотя, вряд ли. История умалчивает, ниточка теряется в начале двухтысячных, то есть в средневековье практически. Не важно. В общем, все документы, в том числе и договоры, проходят через эту систему и в ней хранятся. Подписываются они тоже в PDaRS. Но прежде чем запустить процедуру подписания, надо завести заказ в SAP. Это нужно, чтобы финансовые службы знали, что с бюджетом все в порядке. Так вот, просишь специального человека завести твой заказ в SAP. Потом заполняешь карточку договора в нашей чудо-системе...
Леша развернул свой ноутбук так, чтобы был виден экран, и стал показывать:
— Смотри, тут добавляешь тех, кто будет подписывать договор. Обязательно добавь директора по ИТ, ведь проект предполагает закупку ИТ-ресурсов. Ну и еще кого сочтешь нужным. Вопрос тонкий — чем больше людей добавишь, тем медленнее будут подписывать. А кого-то система сама добавит, Олегыча, например, как владельца бюджета. Еще автоматически добавит все тех же юристов, налоговиков, бюджетников... Я тебя потом с одной девчонкой познакомлю, если найдешь к ней подход, она для тебя сама будет карточки заполнять. Ну и как ты понимаешь, бумажные копии договоров в нашем банке подписывают только самые крутые топ-менеджеры, их всего человека три, включая председателя правления. Все люди, которых ты добавил в PDaRS, нужны просто как доказательство для финальной подписи, что с договором все ОК. Без их электронной визы не появится бумажной подписанной версии.
Пастухов мрачнел все больше.
— Дальше ты нажимаешь вот эту кнопку, и — вуаля! — договор ушел на первый этап подписания. Тут тоже есть свои нюансы. ИТ-директор сам договор читать не будет, отдаст своим заместителям. Для этого он должен перенаправить им документ через систему. Проконтролируй, что он это сделал. Когда заместители подпишут, то и его подпись можно требовать. Также не забывай контролировать, что все остальные участники взяли документ в работу.
— Подожди-подожди, перебил Пастухов, — но ведь к моменту размещения в PDaRS договор уже согласован по банку, все в курсе, все довольны!
— А вдруг они что-то пропустили? Мало ли. В общем, у них по регламенту на подписание есть три дня. Если ты не будешь их прессовать, три дня легко превратятся в три недели. Но это еще не все! Пока мы говорим только о первом этапе — о людях, которых ты сам добавил в число подписантов. Причем делают они это все параллельно, никто никого не держит. И только потом договор попадает к юристам. И если они найдут там какую-то пропущенную ошибку, они ее исправят, текст договора изменится, и — внимание! — он автоматически вернется на первый этап подписания.
— Зачем?!
— А вдруг новая редакция договора кого-то из ранее подписавших уже не устроит? А ведь измениться могла какая-нибудь запятая... Или даже просто размер шрифта.
— Идиотизм!
— Ага. Но пока юристы не нажмут ОК, договор дальше не двинется. А вот когда нажмут, он попадет к налоговикам. Затем к финансистам, в общем, там еще примерно три остановки. И на каждой у него есть шанс вернуться на первую стадию! А потом снова пройти все остальные. И после каждого возвращения у каждого участника опять есть три дня на подписание.
На Пастухова было жалко смотреть.
— Скажи, вообще, возможно подписать договор в нашем банке? — жалобно спросил он.
Шрудкин ободряюще улыбнулся.
— Можно, конечно. Кстати, многое зависит от тебя в этот период — познакомиться со всеми участниками, пусть они узнают тебя получше, станут к тебе хорошо относиться... Тогда и сроки подписания сократятся, и исправлений будет меньше. А не сможешь — все будет очень формально. И очень долго... Ну вот, а когда все подпишут в PDaRS твой договор, ты должен его распечатать, приложить к нему лист согласования со списком всех подписавших, отнести на подпись Большому Боссу. Он подпишет бумажную копию в двух экземплярах, ты закажешь курьера и отправишь документ подрядчикам, а в PDaRS выставишь у договора статус «На подписании у поставщика». Те подпишут договор со своей стороны, вернут тебе одну копию, ты ее отсканируешь и прикрепишь к карточке договора в системе. После этого ты переведешь договор в статус «Подписан» и отправляйся на второй этаж, там в левом крыле сидит тетенька под фикусом. Тетенька сидит там целый день, но договоры принимает только с 9 до 11. Сдашь ей подписанную копию договора, она при тебе проверит, что в системе есть его скан, переведет договор в статус «Готов», ты распишешься в двух книгах, что сдал договор... И можешь начинать работы по проекту.
Пастухов молчал несколько секунд, потом тихо спросил:
— И сколько на это все обычно нужно времени?
— Если все пойдет гладко, то месяца за два-два с половиной справишься. Если у проекта много противников, то... как повезет. Только на подписание не очень большого договора в PDaRS обычно уходит месяц. Не забудь, что скоро предновогодняя лихорадка, потом каникулы, потом еще неделю после каникул люди в себя приходят. В общем, ближе к весне начнешь работы. План поправь.
— А может, тогда проще людей в штат нанять? — с надеждой спросил Пастухов.
— У нас своих нанимать еще дольше. Это надо такие пляски устроить, что и говорить скучно.
— А как-то надавить сверху, ускорить этот кошмар?
— Попробуй, но вряд ли. Проект у тебя важный, но не критичный для банка, банк годик еще вполне обойдется без твоей системы, я думаю. А раз бизнесу срочно результат не нужен, то никто активно проталкивать проект не будет. Но ты можешь попробовать, на то ты и менеджер.
Пастухов встал.
— Пойду работать. Хочу до праздников хотя бы договор подписать, он помедлил, — Спасибо тебе. И как вы в этом ужасе вообще живете-то?
— Вертимся, работаем. Знаешь ли, проектом рулить — не карасей удить.
— И это все никак изменить нельзя? Точно никак?
— Пока нельзя. Но мы с тобой обязательно что-нибудь придумаем, — улыбнулся Леша.
Пастухов вышел.

«Молодец», — подумал Шрудкин, надевая наушники. «Сразу не сломался, значит толк будет, побольше бы нам таких. Надо будет ему в следующий раз что-нибудь позитивное рассказать».
Он включил плейер и начал просматривать накопившуюся за время отпуска почту.
А в наушниках играло: «Я знаю пароль, я вижу ориентир, я верю только в...»


Tags: Шрудкин, истории об управлении проектами, коммуникации, управление проектами
Subscribe
promo psilonsk february 12, 2015 18:07 17
Buy for 100 tokens
Ранее в сериале: История первая: договор Ариадны История вторая: лыжи, смоктульки и чаевые История третья: мертвец и розетка ​*** — Послушай, Леша, послушай меня, милый мой друг. Ты же менеджер проектов, так? Ты же не дебил, правильно? Я тебе на пальцах объясняю, а ты понять не можешь.…
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 42 comments