?

Log in

No account? Create an account

psilonsk


Блог об управлении проектами


Previous Entry Share Flag Next Entry
Пирамида планирования: как рождаются коварные планы
psilonsk
План – штука сложная. Знаменитые полководцы, – а именно им приходилось чаще всего планировать работу других людей, – любили высказаться в том духе, что планы, конечно, нужны, но не стоит полагаться только на них. «Ни один план не переживает встречи с противником», – говорил Хельмут фон Мольтке, один из основателей Германской империи и видный военный теоретик. Но и без планов в проекте не обойтись – чтобы куда-нибудь прийти, нужно хотя бы в общих чертах представлять, какие шаги для этого надо предпринять.
Для того чтобы повысить качество планов, существует универсальный подход, который очень легко понять и еще легче применять на практике. Этот подход используется во многих крупных компаниях-разработчиках софта, в консалтинговых и прочих продвинутых компаниях.

Сначала формируется видение проекта. Это представление о конечной точке, в которую мы хотим попасть по завершении проекта. Видение не затрагивает никаких измеримых величин, оно живет в идеальном мире. Предположим, вы собираетесь хорошо провести отпуск. Воображение рисует прекрасную картину – вы с любимой встречаете закат на берегу теплого моря, попивая мартини. Это и есть видение – картинка появилась, но конкретики еще нет (мартини не в счет).

Чтобы конкретика появилась, кроме распаленного воображения нужно еще декомпозировать видение и определить цели проекта и критерии их достижения (я уже писал, как важно для успеха проекта правильно формулировать его цели, и к чему приводит их отсутствие). Что нужно, чтобы воплотить видение в жизнь? Как мы определяем, что видение воплотилось (читай, что цели достигнуты)? Куда конкретно мы идем? В отличие от видения, цели описываются измеримыми величинами. В нашем примере это могут быть географические, ценовые, временные, погодные, технические параметры. Например, целями проекта может быть поездка на своей машине с палатками в окрестности Туапсе на неделю в июле, приобретение бутылки мартини в «Пятерочке», совмещение отпусков двух участников, покупка шезлонгов и т.д. А могут быть и другие цели –  полет на частном самолете на Сицилию, аренда виллы на месяц и заполнение бассейна самым дорогим мартини. Цели разные, а видение практически не поменялось – удовольствие от отпуска и романтическая обстановка присутствуют в обоих случаях. Благодаря такой инвариантности целей, появляются альтернативные пути развития проекта, чем активно пользуются консультанты, показывая клиентам эти альтернативы и направляя проект в нужное русло.

Когда цели определены и согласованы участниками проекта, можно переходить к еще большей конкретике – формировать требования. Требования – это те характеристики, которыми должен обладать конечный результат проекта, чтобы цели были достигнуты. В нашем отпускном примере требования звучали бы так: «Температура воздуха не ниже 28 градусов», «Температура воды не ниже 25 градусов», «Дождя нет», «C любимой не поссорился» и т.д. Критерии - количественные характеристики достижения целей. Например, «Дождя нет» = на ладонь, расположенную параллельно земле, за три минуты не упало ни одной капли.

Когда требования и критерии формализованы и согласованы, можно переходить к формированию WBS (Work Breakdown Structure). По-русски это называется «структура декомпозиции работ». WBS – это список работ, которые нужно выполнить для достижения целей проекта и удовлетворения его требований. Работы в WBS связаны друг с другом, самая распространенная связь «старт-финиш» – для начала одной работы нужно завершить одну или несколько других. В WBS работы иерархичны – есть крупные фазы проекта, которые состоят из более мелких этапов, которые, в свою очередь, состоят из задач, а те из подзадач, результатов и контрольных точек. Такая «матрешка» поддерживается всеми инструментами планирования и позволяет отслеживать как проект в целом, так и отдельные его детализированные части. Какие еще бывают зависимости задач можно почитать, например, здесь (вы это и так все прекрасно знаете, просто напоминаю на всякий случай).
Замечу, что на этапе построения WBS еще ничего не сказано о связи работ к исполнителям и сроками, сначала важно нарисовать саму структуру. Составляя WBS, нужно очень разумно подойти к детализации работ. Если расписывать каждую мелочь, на составление плана уйдет много времени, но к цели нас это не приблизит и рисков проектных не снимет, зато мы обязательно в деталях запутаемся. Не стоит писать такую WBS:

  • Открыть водительскую дверь машины

  • Перенести через порог правую ногу

  • Ступить на пол машины

  • Сесть в водительское кресло

  • Поставить левую ногу рядом с правой

  • Перенести правую ногу на педаль тормоза

  • И т.д.

Достаточно написать:

  • Отправиться в путь на машине

Когда работы детализированы, можно привязывать к ним исполнителей и сроки. Удобнее планировать (и дело не только в удобстве) от конечной даты проекта, двигаясь к его началу.

Итак, мы получили следующую картинку:

В этой пирамиде все кирпичики связаны. Захотел поменять график – меняй WBS. Понадобилось скорректировать требования – получай изменения и в WBS, и в графике проекта. Ну а тому, кто изменил в середине проекта видение, можно только посочувствовать. Догадайтесь, что будет с его проектом и сколько это будет стоить. :-)

Ну и последнее на сегодня. Черчилль как-то сказал, что любой умный человек может составить план победы в войне, если он не отвечает за осуществление этого плана. Менеджерам проектов не повезло (да нет, конечно же им повезло!) – они отвечают не только за планирование, но и за претворение этих планов в жизнь. И они нуждаются в методах, которые позволили бы сделать путь исполнения плана менее тернистым. И такие методы есть. Но это уже другая история. :-)

А вы планируете так же? Какие методы применяете?


promo psilonsk february 12, 2015 18:07 17
Buy for 100 tokens
Ранее в сериале: История первая: договор Ариадны История вторая: лыжи, смоктульки и чаевые История третья: мертвец и розетка ​*** — Послушай, Леша, послушай меня, милый мой друг. Ты же менеджер проектов, так? Ты же не дебил, правильно? Я тебе на пальцах объясняю, а ты понять не можешь.…

  • 1
(Deleted comment)
Обычно пирамиды, все же, строят снизу вверх, :-) так что правильно, что видение и цели - фундамент. Чем выше, тем подвижнее кирпичики, тем больше у них шансов поменяться.
Описанный способ на самом деле подходит к любому типу проекта и лбой методологии. В итерационных быстрых разработках он очень актуален, поскольку не дает распыляться - ни в целом в проекте, ни в рамках итерации.

Спасибо, интересный материал. Раньше в жизни - записывал все цели, разделял на ближние и дальние. Ставил промежуточные чекпойнты и прорабатывал моменты, которые могут помешать достижению.

Сейчас - осваиваю методику из "Серебрянной пули" для проектов.

П.С. Написал вам письмо на почту.

Спасибо за подробные разъяснения - сохранил для себя, такие вещи полезны каждому, не только "управленцам". )

Спасибо, очень полезно!
Только сегодня пришел к похожим выводам, но у вас уже все четко расписано.
Пирамиду я тоже нарисовал сверху вниз, мне кажется это правильно - на верхнем уровне работы не очень много, но она очень квалифицированная, а на нижнем много, но она простая.

Спасибо, заходите, буду рад.

Здравствуйте.
Я пытаюсь применить на практике описанную Вами пирамиду и есть вопрос о различии целей и требований - мне не понятны различия между ними.
Например мне нужно за этот год открыть и развить представительство в регионе, дальнейшую работу представительства будут поддерживать другие люди.

С видением понятно - работающее представительство, все готово к передаче полномочий.

Цели для примера пусть будут:
- прописать и внедрить все бизнес-процессы;
- выполнить 1000 заказов за год;
- все жалобы клиентов должны быть закрыты;

Как в этом случае описать требования? "Требования это те характеристики, которыми должен обладать конечный результат проекта, чтобы цели были достигнуты. Критерии - количественные характеристики достижения целей."

Получается что мне для каждой цели нужно описать параметры, по которым я пойму что цель достигнута? В моем случае требования совпадают с целями:
- прописаны и внедрены все бизнес-процессы;
- выполнено 1000 заказов за год;
- все жалобы закрыты.

Или я в чем-то ошибся?

Хороший вопрос!

Во-первых, спасибо за вопрос! Во-вторых, отвечаю. )

Мне ситуация видится немного иначе, чем вам (я деталей вашего бизнеса не знаю, поэтому буду чуть-чуть фантазировать, это не принципиально для ответа).

Мы открываем представительство в регионе. Зачем? Затем, что видим перспективы работы в нем, хотим усилить свое присутствие в этой области, развиваем сеть, ищем новых партнеров, прижимаем конкурентов.

Поэтому видение примерно такое: в этом году мы завоевываем новые региональные рынки, за счет этого расширяем свою сбытовую и партнерскую сеть и увеличиваем поток клиентов.
Как я уже писал в посте, это видение может быть конкретизировано разными способами. Например, можно взять на работу 10 человек в отдел продаж и заставить их обзванивать регионы, искать партнеров и клиентов. Но вы (или ваше руководство) выбрало иную стратегию – открыть представительство в регионе.

Поэтому цель – открыть представительство (пока забудем про его дальнейшую работу). Каковы требования? Например, они могут быть такими:
- Выбрать, в каком регионе открывать представительство
- Выделить бюджет на открытие
- Арендовать помещение под офис
- Оформить все с юридической точки зрения (юр.лицо, лицензии и т.д.)
- Провести в помещение интернет
- Провести в помещение телефон
- Закупить компьютеры
- Поставить на компьютеры необходимый для работы софт
- Закупить мебель
- Найти сотрудников
- Оформить сотрудников в штат компании
.............................
(можно еще пару сотен пунктов вписать)
.............................

Каковы критерии? Например, «Провели в помещение интернет» = с любого рабочего места доступен выход в интернет со скоростью ХХ. «Закупили мебель» = собранная офисная мебель стоит в арендованном помещении в соответствии со схемой расстановки; каждое рабочее место состоит из стола (всего 25 шт.), стула (всего 25 шт.) и настольной лампы (всего 25 шт.); в коридоре стоит шкаф (1 шт.) и стойка для ресепшн (1 шт.). Ну и т.д.

С WBS уже понятно. Например, чтобы закупить мебель, нужно:
- подготовить RFP для тендера
- выбрать потенциальных поставщиков
- разослать им RFP
- обработать полученные КП
- выбрать поставщика
- согласовать количество и модели столов и стульев
- подготовить договор
- согласовать день отгрузки
.............................

Из этого WBS формируем план со сроками и ответственными за выполнение описанных выше задач.

Теперь по поводу второй части – налаживания работы представительства. Вообще, это уже следующий проект, не имеющий отношения к предыдущему. Да и проект ли это? Если вы открыли представительство, то его работа – операционная деятельность. Впрочем, к этой задаче все равно можно отнестись как к проекту, по крайней мере в том, что касается планирования.
Видение: наше представительство в регионе работает успешно и может быть передано в операционную деятельность «другим людям».
Цели:
- Представительство работает календарный год
- Заказы выполняются
- Жалобы удовлетворяются
.............................

Требования:
- выполнено 1000 заказов в год
- удовлетворено 70% жалоб от общего числа поступивших
.............................

Критерии:
- на каждый заказ есть документ, подтверждающий его выполнение (акт, например)
- на каждую жалобу есть документ, подтверждающий ее удовлетворение (тоже, например, акт)
.............................

Ну и еще вам надо хорошенько подумать, каковы критерии передачи представительства «другим людям» и формализовать эти критерии в подписанном документе. Это серьезный риск. ))

Я ответил на ваш вопрос?



Edited at 2013-02-07 01:12 pm (UTC)

Спасибо за ответ

Вроде бы разобрался, но ещё не до конца. В голове пусть все устаканится, тогда буду задавать вопросы дальше, если будут. Ещё раз спасибо =D

План по валу, вал по плану.
Цель растрачивает средства.
У каждого есть план на бой, до первого нокдауна.
Надо пирамиду на бок положить, тогда понятней будет.

А вы монитор на девяносто градусов поверните, если вам так удобнее и понятнее.

Я голову на бок ложу.

  • 1