?

Log in

No account? Create an account

psilonsk


Блог об управлении проектами


Previous Entry Share Next Entry
Задачка-водокачка № 5
psilonsk

Вы – менеджер проектов в крупном банке. В недавнем прошлом вы – юрист, работали в банковской сфере, но некоторое время назад решили стать менеджером проектов, и пока не пожалели о своем решении. Вы успешно выполнили несколько внутренних проектов по оптимизации бизнес-процессов, внедрению ИТ-систем.
Ваш очередной проект – создание и вывод на рынок принципиально нового для России карточного продукта. Этот проект очень важен для банка – с его помощью руководство планирует отобрать большую долю рынка у конкурентов и упрочить свое положение в сегменте кредитных карт. Новый продукт имеет ряд специфических особенностей, которые требуется согласовывать как со многими инстанциями в банке, так и с различными государственными контролирующими органами.

В проекте задействованы почти все подразделения банка. Он требует привлечения специалистов по безопасности, финансам, юристов, дизайнеров, аналитиков, маркетологов, продавцов и, конечно, ИТ-специалистов. Вы работаете в матричной структуре (http://psilonsk.livejournal.com/1121.html), и в прямом подчинении у вас никого нет. Несмотря на это, проект движется успешно, многое из плана уже сделано. Спонсор проекта, Алексей Валерьевич, один из членов правления банка и директор по маркетингу, доволен вашими успехами и поддерживает вас. Вам особенно приятно, что он прислушивается к вашим словам. На днях, уходя из его кабинета, вы слышали, как он поднял трубку и отдал ряд распоряжений, которые вы порекомендовали ему сделать. Благодаря поддержке Алексея Валерьевича, вы хорошо выглядите в глазах других членов правления, которые входят в управляющий комитет проекта. Вам важен успех проекта – он откроет вам отличные перспективы карьерного роста.

Очередной этап проекта – несложная, но очень трудоемкая подготовка документов, которую должны выполнить юристы. Понадобится внести изменения в большое число документов, а также подготовить много новых. С этой задачей вы отправляетесь к Николаю, начальнику одного из юридических отделов банка.



Николай – опытный юрист, в банке работает десять лет лет. Его очень ценит руководитель юридической службы, Петр Семенович, член правления банка. Николай с радостью согласился выделить вам в проект лучших, по его словам, сотрудников – Илью и Светлану. Илья пришел в банк два месяца назад, а Светлана трудится тут уже семь лет.
Согласно вашим планам, документы должны быть готовы через три с половиной недели. Учитывая, что им еще предстоит пройти несколько согласований, это оптимистичные сроки, но больше на эту работу вы выделить не можете. Документы нужны и для доработок ИТ-систем, и для маркетологов, и при согласовании тарифов на услуги по новому продукту. В общем, это важная часть проекта, которая в скором времени может задерживать другие работы.
Спустя неделю, вы замечаете, что в работе с документами есть проблемы.

Светлана – приятный и спокойный человек, но делает немало ошибок в документах. Первая порция, отправленная на согласование, вернулась с кучей исправлений. Зато Светлана работает в соответствии с планом и, если что-то не успевает сделать, не уйдет домой, пока не доделает.
А вот Илья, на ваш взгляд, относится к работе с недостаточным энтузиазмом. Он готовит документы более высокого качества, чем Светлана, хотя тоже иногда ошибается, но застать его на работе после шести вечера невозможно, пару раз он даже ушел раньше шести, сославшись на плохое самочувствие. Во всех предыдущих ваших проектах люди работали сверхурочно, и вы, составляя план проекта, оценивали сроки задач, исходя из работы сверх нормы. На ваше предложение поработать после шести, Илья спокойно ответил, что будет это делать только за дополнительную плату.

Вы понимаете, что такими темпами в заявленные сроки вам не успеть,  что немедленно повлечет сдвиг сроков всего проекта. Вы встречаетесь с Николаем и рассказываете ему о проблемах, но он заявляет, что это задача менеджера – обеспечить работу проектной команды. После разговора с Николаем вы понимаете, что он вам не поможет. Разговор с Николаем вас жутко разозлил.
Вы в растерянности, а время идет.

Как вы поступите?

А. Николай отвечает за качество работы своих подчиненных. Я отправлюсь к Алексею Валерьевичу и попрошу его помощи – надавить на Николая через Петра Семеновича и заставить его навести порядок в отделе. Как спонсор Алексей Валерьевич отвечает за результаты проекта и кровно заинтересован в его успехе, так что он поможет разрулить ситуацию.

В. Николай отвечает за качество работы своих подчиненных. Я отправлюсь к непосредственному руководителю Николая, Петру Семеновичу, и попрошу его помощи – надавить на Николая и заставить его навести порядок в отделе. Петр Семенович отвечает за результаты работы своих сотрудников, а проект важен для банка, так что он поможет. Да и не нужен юристам скандал на весь банк.

С. Я сам – отличный юрист с неплохим опытом работы. Я быстро включусь в работу и закрою возникшие дыры – проконтролирую качество документов Светланы и, работая полтора-два лишних часа в день, выполню часть работы Ильи. Благодаря моему участию, мы успеем в срок, а затраты с моей стороны не такие уж и большие. В конце-концов, проект для меня важен, значит, есть смысл закатать рукава и взяться за дело. Этим я еще и заслужу дополнительные очки и у спонсора проекта, и даже у Петра Семеновича.

D. Я озвучу эту проблему на ближайшем управляющем комитете по проекту. Пусть все, включая топ-менеджеров, знают о наших рисках и не питают иллюзий относительно Николая и профессионализма его сотрудников.

Е. Николай мне не помощник, он не хочет сотрудничать со мной. Я сам постараюсь воздействовать на Илью и Светлану (угрозы, уговоры – любые средства хороши), чтобы заставить их воспринимать проект более серьезно.

F. Как менеджер я отвечаю за проект головой, это моя ошибка в планировании. Поэтому я подготовлю новый план проекта, предполагающий сдвиг всех сроков, и представлю его всем участникам на ближайшем управляющем комитете.




Задачка не такая простая, как может показаться. ) Комментарии скрыты до вечера среды (примерно).

Понравилась задачка? Сделай репост, лайкни или хоть твитни. Дай возможность другим людям поучаствовать в решении. )


promo psilonsk february 12, 2015 18:07 17
Buy for 100 tokens
Ранее в сериале: История первая: договор Ариадны История вторая: лыжи, смоктульки и чаевые История третья: мертвец и розетка ​*** — Послушай, Леша, послушай меня, милый мой друг. Ты же менеджер проектов, так? Ты же не дебил, правильно? Я тебе на пальцах объясняю, а ты понять не можешь.…

На мой взгляд двойные стандарты - плохая вещь. Если я сам рассчитываю на бесплатную сверхурочную работу подчинённых, я должен и сам быть готов переработать. Я за переработку получу ништяки от реализации проекта. А вот почему должен работать Илья? И почему нет варианта ответа "заплатить Илье за переработку"? Позиция Ильи - лично для меня понятна и близка. Я сам реализую проекты не потому, что мне зп платят, а потому, что я получаю что-то сверху - карьерный рост, бонусы, уважуху и т.п. За неимением варианта "Заплатить Илье" - выбираю С.

То, что ошибка в планировании это бесспорно. Если закладывал работу сверх нормы, значит в план должна была быть заложена и оплата этих сверхурочных. Ну и тем более, раз предпологались сверхурочные, значит и для себя лично тоже. Вот и поработаем... - так что мой ответ С.
А к качеству, нежелание Ильи оставаться дольше на работе, не имеет никакого отношения. Тем более, что его документы лучше, чем у Светланы. Уж если говорить, то про её замену кем-то более компетентным и за счёт этого сократить время.

E+F.
Сначала общаемся со Светланой и Ильёй, объяснив им ситуацию, предложив Светлане взять на себя более простую но трудоёмкую часть, Илье - наиболее сложные документы. Возможно предложу Илье частью работы проверять документы, сделанные Светланой. В общем, разложу им ситуацию и послушаю что скажут.
затем смотрю 2-4 максимум дня на динамику, если вижу что она неизменна включаю вариант F.

G. Зайду после работы к Николаю с бутылкой хорошего коньяка. Предложу посидеть, за жизнь поговорить. Узнаю, почему дела идут на так хорошо, как кажется и что можно сделать для оптимизации, что может сам Николай делать для оптимизации, возможно, он выделил не самых лучших сотрудников(как вообще можно говорить о ком-то "лучший", по каким критериям - это получилось? Он знает больше законов, как юрист? Или он быстрее соображает в критических ситуациях? Или он лучше справляется с текучкой? В чем он лучший?), возможно, он может привлечь еще людей. А если нет, тогда остается закатать рукава и самому помогать и контролировать. Если - это настолько важно для тебя, вперед и с песней, всем остальным на это насрать, им платят за то, что они делают на 3-4, а не на 5.

А почему нет варианта "заплатить Илье"?

Вариантов больше.
Например
1) Илья "тугодум" - но качество его документов лучше. Стоит разбить по согласованию с руководством документы на "важные" и "срочные". Важные отдать Илье, а срочные Светлане или еще кому-то (Ваш вариант С)
2) Есть проблемы с мотивацией юристов - в вашей модели на них отводится слишком большая ответственность (даже тарифы и внутренние бизнес-процессы), а премия за бизнес-результат явно про них забывает. Вот и работают в стиле "вас много -а я одна".
3) Поверьте, есть масса порядочных и толковых юридических контор, которые профессионально и качественно подготовят пакет любых документов. Это будет не ФОТ юристов, а естественно в 2-3 раза дороже, но время скономите
4) Неверно поставлен процесс автоматизации. Ну зачем ждать бланки договоров, тарифов и пр., чтобы запускать прототипы и пилотное внедрение.
5) Матричная структура, IMHO самая консервативная - так как подчиненный находится под 2-ным прессом - от вертикальных правил и от процессных. Новые продукты лучше запускать в дивизионной или проектной структуре , включая в нее в том числе и юристов. Разумеется вся команда на 100% работает на достижение результата в срок и в бюджете.
6) По поводу оценки сроков - да, если у вас вероятность какого-то риска уже больше 50%, типа как производительность Ильи - то это, извините не риск, а граничное условие. Сроки проекта должны быть однозначно пересмотрены и учитывать эти ограничения (если не можете устранить само ограничение).
7) Раз в вашей модели проект "важный" и "инновационный" - то есть немалый риск что конкуренты смогут выйти на рынок раньше Вас - приоритет "срок"/"скорость" должен быть архиважнейшим - в принципе не набирайте в команду проекта людей, не умеющих мобилизоваться в ситуациях дефицита времени. Пусть лучше у них циклоидный характер - за периодом гиперинтенсивной производительности труда следуют аморфные релаксы, но это лучше - чем показывать стабильно низкую скорость.

p.s. Пример нежизненный ? Слабо понимаю - где в кредитных карточных продуктах может требовать массовое изменения в документах или технологиях. Ну разве что в западном банке работающем на российском рынке - где львиная доля времени уйдет на разъяснение эспатам правил игры и их убеждение, что то как они привыкли работать на своем Маврикии - в Москве не пройдет, хотя проститутки и виски тут стоят как и там ;-)



Все ведут себя более-менее адекватно. Только мои ожидания не оправдываются, значит ожидания были завышенные. Ответ F. А потом уже любой другой в качестве мотиватора к ускорению проекта, которые могут и не помочь. Ответ D тоже подошёл бы, если бы не описка о том, что нужно заявить о непрофессиональности сотрудников. На деле они нормально работают, непрофессионализм здесь не подходит никак, только завышенные ожидания и мой энтузиазм.

F.
Ошибка в том, что нельзя строить планы на убеждении в том, что все патриоты и будут работать от заката до рассвета. Или же этот патриотизм должен быть согласован заранее.
Готовим новый план проекта. Объясняем сдвиги сроков. Говорим, что ожидали лояльности, не получили ее. Если принимается решение о сдвиге - ок. Если нет, - то тут же либо а) выделяются дополнительные ресурсы, либо б) готовится мотивация для существующих (деньги, внушение, еще чего - но это уже другой вопрос), что по сути тоже выделение доп ресурсов)

Судя по информации данная работа находится на критическом пути, и ее увеличение приведет к увеличению срока всего проекта. Также заметно, что были допущены ошибки при расчете времени процесса - предположение о работе сотрудников сверхурочно и качестве их работы (тем более что данный опыт работы с ними первый).
Выносить данный вопрос на уровень управляющего комитета не правильно. Остается либо самому сделать дело. Либо через руководство надавить на Николая. Мое мнение, что правильный ответ кроется если учесть условие, что данная структура матричная. Поэтому мой выбор ответ-C.

Это действительно ошибка в планировании, т. к. менеджер изначально неявно заложил переработки с свой план, чего делать нельзя (проблема проявилась с Ильей). Также менеджер неявно предположил, что все участники проекта будут "звездами", а ему попалась "середнячек" Светлана.

В постановке задачи не сказано, что вывод новой услуги в назначенный день является "нездвигаемой" датой. Напротив, проект очень важен для банка и сдвиг сроков, например, на одну неделю, должен быть нормально воспринят управляющим коммитетом. Так что я выбираю вариант F.

Дополнительные комментарии к другим пунктам:

A. Никаких серьезных проблем в работе подчиненных Николая нет и обвенять его в том, что менеджер проекта сделал скрытые предположения о сотрудниках при составлении плана - бесполезно.

B. То же, что и в пункте A. Только эскалация на начальник Николая может привести к обратной ситуации - он начнет вступаться за него.

С. Менеджер не должен подвергаться соблазну брать на себя часть работы других людей - это в конечном итоге приводит к "перегрузке" менеджера и к уменьшению контроля над проектом.

D. То же, что пункты A и B, только менеджер выставит себя идиотом перед управляющим комитетом.

E. Согласно преведенным данным: на Светлану никак не повлиять - она и так ответственный работник, просто не может выдавать высококлассный результат; в то же вреся на Илью можно попробывать повлиять дополнительной денежной компинсацией, но это, скорее всего, не даст ощутимой пользы.

Конечно, Ф. При планировании всегда дб временной люфт и это косяк ПМ, что это не учтено.

Света и Илья - из другого отдела, проект - не их основная работа, давить на них - себе дороже.

Можно конечно, договориться с Ильей, если есть возможность распределять бабло и доплачивать ему за овертаймы (при этом представить на управляющем комитете это как - ооо, мы трудимся круглосуточно, чтобы завершить ПРОЕКТ, мы команда! все как один! успех!), но я не вижу упоминания о бюджетах в задаче.

Сдвиг сроков, особенно при внедрении сложных продуктов - ситуация обычная, правление поймет.

Совершенно не простая задачка!

Из опыта: совсем недавно советовала коллеге в похожей ситуации воспользоваться вариантом А. Все действительно зашевелилось в нужную сторону.

Вариант B и D - чревато скандалом или тем, что юристы потом затаят на меня обиду и это мне еще аукнется в неподходящий момент. Самостоятельное воздействие на Илью и Светлану - частично да, но с этого нужно начинать, и они не обязаны меня слушать, я им не начальник. Последний вариант - крайний выход, когда не получилось все остальное.

Так что вариант А... но, опять же, исходя из ситуации - не в чистом виде. Если я действительно разбираюсь в какой-то работе, но при этом прихожу к спонсору пожаловаться, что ее не делает кто-то еще - на меня, как минимум, странно посмотрят. Так, из опыта, если перевод моего текста опять сделал какой-то инопланетный разум, мало знакомый с земными реалиями и физическими законами, сидеть вечерами буду все же я. По принципу "делает тот, кто может лучше и кому это надо". Да, это не моя работа и у такого подхода есть свои подводные камни - поэтому впрягаться я буду исключительно как помощник настоящим профессионалам :)

Так что на следующем совещании со спонсором я упомяну о проблеме, о том, что я уже с этим делаю, и попрошу о дополнительной огневой поддержке, чтобы выбить дополнительного сотрудника у команды Николая.

P.S.: закладывать сроки проекта с учетом того, что все будут работать сверхурочно... в матричной структуре... плохая идея изначально.

Во-первых, вспоминая то, что я уже прочитала в вашем блоге, могу сказать что ответ точно не С :)
Во-вторых, это 100% ошибка менеджера - как можно планировать со сверхурочными, но еще и без бюджета на это. Не знаю про страну банка в задаче, но в некоторых странах это незаконно - работать сверхурочно без компенсации, а даже если с компенсацией, то нельзя превышать сверхурочные часы сверх определенного уровня, как раз на случай если такой трудолюбивый менеджер решит этими сверхурочным злоупотреблять.
При таком планировании, эскалировать начальству - странно. Обосновывать тем, что ты рассчитывал на то, что люди - роботы, а у них есть семьи и здоровье не сделает менеджера умнее в их глазах.
Я бы сама, наверное, для начала пошла по пути ответа E, воздействовать не угрозами, конечно, но если нет бюджета, то договориться о другой компенсации, например отгулы на количество сверхурочных часов, если банк поддерживает такую модель.
Но если можно выбрать только один ответ, то пусть правильный будет F. Все сроки изначально занижены, и нет уверенности что на других этапах сотрудники других отделов будут работать больше нормы. Нужен новый реалистичный план. И взять вину на себя :)
Вот D, конечно, смешной и самый непрофессиональный вариант, но очень показательный. Не хотела бы я работать с такими людьми.