psilonsk (psilonsk) wrote,
psilonsk
psilonsk

Categories:

Раз-два-три-четыре-пять, я иду презентовать

Ох уж эти презентации. Менеджеру проектов приходится регулярно рассказывать о результатах своей работы, а заодно – эскалировать и решать проблемы проекта. Аудитория, перед которой он выступает, это люди, принимающие решения – топ-менеджмент компании-клиента, управляющий комитет проекта, спонсор и другие заинтересованные лица. Нет ничего важнее таких презентаций, часто от их результатов зависит будущее проекта (и менеджера).

Презентация – это продажа. Вся наша жизнь – сплошные продажи, но презентация – это просто концентрированная продажа. :-)

В жизни всякое бывает. Иногда проект идет нормально, но одна неправильная презентация и – ой! – у руководства возникают странные и ненужные вопросы, формируется неверное представление о ситуации или о менеджере. И возникают непредсказуемые последствия.
А бывает и наоборот – удается спасти проект, сделав хорошую презентацию и заручившись поддержкой всемогущих боссов.

Ниже я привел несколько самых важных правил, которыми надо руководствоваться при подготовке и проведении презентации. Вообще, про то, как делать презентации, написано множество книг. Я могу рекомендовать Reality Check (Guy Kawasaki) – кладезь полезных советов.

К презентации надо тщательно готовиться. Даже если вам не ведом страх перед аудиторией, и вы никогда не испытываете растерянности. Даже если у вас феноменальная память, и вы никогда не забываете никакие, даже незначительные, детали проекта. Даже если вы фантастический оратор, и вчера парламент Соединенного Королевства после вашего выступления аплодировал стоя.

Подготовка заключается в определении цели презентации, проработке слайдов,  основных вех рассказа и тренировке собственно выступления.
Цель презентации – та печка, от которой пляшет рассказчик, а заодно и та музыка, под которую он пляшет. Цель определяет содержание и логику рассказа. Это стержень, на который нанизываются все мысли. Но хватит запутанных метафор. :-) Какие бывают цели? Вот примеры: «Открыть (закрыть) проект», «Утвердить изменения бюджета» (или какие-то другие изменения в проекте), «Сообщить о статусе проекта», «Согласовать команду, менеджера, спонсора и график проекта». Цель должна быть сформулирована кратко и должна быть понятной для всех. Цель надо записать на первом слайде после названия презентации. Когда зажжужит проектор, восхищенная аудитория должна увидеть название презентации, ее цель и ваше имя. Проще некуда.

Когда цель сформирована, надо задуматься о том, перед кем предстоит выступать, кто как будет настроен. Подумайте, кто ключевые фигуры, какие вопросы для них актуальны, подготовьте примерные ответы на эти вопросы. Пофантазируйте. Даже если вы ошибетесь с вопросами, это все равно полезно – можно посмотреть на свою работу под разными углами.
Следующим шагом определяем вехи выступления. Для этого используем простой школьный прием – набрасываем план, содержащий основные мысли. Задаем себе вопросы – что нужно донести до аудитории? Что должно произойти, когда презентация закончится? Какие вопросы надо осветить, а какие можно и нужно оставить в тени? Ни в коем случае нельзя писать текст выступления и заучивать его наизусть. Надо держать в уме последовательность рассказа (поддержать ее помогут слайды) и позаботиться о логичных связках.
Теперь о слайдах (ситуацию, когда вместо слайдов PowerPoint используются другие формы представления результатов, мы пока не рассматриваем). Слайдов должно быть мало. В идеале – чем меньше, тем лучше. Я лично руководствуюсь простым правилом 10-20-30. 10 – это количество слайдов. 20 – время выступления. 30 – размер шрифта. Если первый параметр можно уменьшать, то третий – только увеличивать. Не влезает на слайд грандиозная мысль? Сформулируйет ее в два раза короче. Кажется, что жалкий десяток слайдов не даст вам возможности показать все величие проекта и ваши заслуги? Подумайте еще раз, удалите все ненужное, а потом еще раз и еще.
Бывают такие ситуации, когда на всякий случай под рукой нужно иметь важные цифры или, например, детали расчетов, но выносить их на слайд не хочется. Для таких случаев я делаю дополнительный раздел после десятого слайда и кидаю туда все детали – при необходимости всегда можно быстро промотать на нужный слайд.  Все, конечно, зависит от состава аудитории, но обычно люди на вершине иерархии в деталях не копается (для освещения деталей есть рабочие встречи с другими людьми).
Последний слайд должен называться «Предлагаемые решения». На нем надо коротко перечислить решения, которые должны быть приняты. Не беда, если в процессе дискуссии все поменялось и слайд не актуален – его всегда можно быстро пролистать.
Да, чуть не забыл – никакой анимации на слайдах. Никаких разных шрифтов на одном слайде, в том числе – разных по цвету. И поменьше картинок из фотобанков (белозубые довольные клиенты, переплетенные руки, девушка-китаянка с гарнитурой и т.д.) – лучше вообще обойтись без них.

Давайте еще раз опишем алгоритм подготовки:

  1. Дать название презентации (очевидно, удобно давать название, совпадающее с названием проекта).
  2. Определить цель презентации.
  3. Сформулировать цель понятно и кратко, записать ее на первом слайде.
  4. Набросать план презентации, выделить основные вехи рассказа.
  5. Подготовить слайды (один слайд иллюстрирует одну мысль).
  6. Удобно использовать пропорции 10-20-30: 10 слайдов на 20 минут выступления, 30 кегль.
  7. Если нужно, сделайте несколько дополнительных слайдов с деталями, поместив их после основных десяти.  

Итак, наступил важный день. Минут за 40 до начала выступления надо уже быть на месте. Осмотрите все оборудование – проверьте, что ваш ноутбук включился, что проектор работает, на экране все видно. Если что-то не так – самое время достать запасную флешку или принесенный с собой личный проектор (это не шутка – лучше таскать с собой этот тяжелый аппарат, чем выглядеть глупо перед топ-менеджментом клиента). Рекомендую также иметь несколько комплектов распечатанных слайдов – бумаге все равно, что розетка не работает, а вот вам не все равно, состоится ли презентация.

Про то, как выступать, написано книг еще больше, чем про подготовку, поэтому перечислю только самые важные моменты:

  1. Выберите одного-двух человек из числа слушателей и рассказывайте им. Нужно это для того, чтобы не смотреть поверх голов аудитории. Помните: нет контакта с аудиторией – презентация загублена. Смотрите на этих двух счастливчиков, сконцентрируйтесь на них. Лучше, если вы их знаете – это снимает напряжение. Еще лучше, если они настроены дружелюбно. И совсем хорошо, если их мнение имеет наибольший вес.
  2. Не говорите монотонно – это усыпит людей. Используйте интонацию, делайте паузы. Люди не любят скучать.
  3. Руки надо чем-то занять. Идеальный вариант – уверенная жестикуляция, открытые ладони. Если страшно или пока не получается – держите в руках карандаш или указку. Можно даже по-ленински держать руку в кармане, это точно лучше вялых пальцев и опущенных вниз плеч.
  4. На вопросы надо реагировать позитивно. Отвечать быстро и по существу. С одной стороны, у вас нет задачи как можно скорее оттарабанить всю презентацию. С другой – нет никаких причин превращать ваше выступление в дискуссию. Так что важно соблюдать баланс. Если длительность выступления мала, лучше вежливо попросить подождать и дать аудитории цельную картину, а потом спокойно отвечать на вопросы.   

В следующий раз приведу примеры слайдов удачных и не очень удачных презентаций. Как делать слайды простыми и понятными – отдельная история. :-)


 

Tags: выступление перед аудиторией, презентация, управление проектами
Subscribe
promo psilonsk february 12, 2015 18:07 17
Buy for 100 tokens
Ранее в сериале: История первая: договор Ариадны История вторая: лыжи, смоктульки и чаевые История третья: мертвец и розетка ​*** — Послушай, Леша, послушай меня, милый мой друг. Ты же менеджер проектов, так? Ты же не дебил, правильно? Я тебе на пальцах объясняю, а ты понять не можешь.…
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 8 comments