psilonsk


Блог об управлении проектами


Previous Entry Share Next Entry
Хозяйке на заметку: формат отчета по проекту
psilonsk


В одной компании менеджеры проектов писали руководству и всем стейкхолдерам отчеты о статусе проектов. Содержание отчета было обычным для такого рода документов: RAG-картинка, сколько денег потратили, какие задачи решили за неделю, что будем решать в ближайшее время, какие риски и проблемы имеем и т.д. Зато очень интересной была форма отчетов - их оформляли как слайды Power Point. Если у менеджера было  четыре проекта, то это уже получалась презентация. Очень удобно: шаблон слайда легко копировать, а еще всегда у менеджера есть готовый слайд для выступления на каком-нибудь совещании.
В другой компании использовали Excel. Очень удобно: редактировать несложно, можно связать отчеты за несколько недель общими формулами и т.д.
В третьей компании писали отчеты в Word, а рассылали в PDF. Очень удобно: редактировать легко, а в итоговый отчет никто не внесет изменений (всякое бывало).

У всех этих форм отчетов был только один недостаток - их никто не читал. Особенно плохо было то, что их не читали спонсоры и другие важные топ-менеджеры. Для менеджера проекта это означало проблемы при работе со стейкхолдерами, иногда весьма серьезные. Для проекта это тоже ничего хорошего не означало.

Стали выяснять, почему большие боссы не читают отчеты. Оказалось, что большинство их готово читать отчеты только по пути на работу и домой - на мобильном телефоне. Открывать презентации, таблицы или пэдээфки никто не хотел. Поэтому менеджеры перешли на небольшой текстовый документ, который высылался в теле письма на почту боссу. Хорошо организованная "шапка" в каждом отчете позволила сразу получать всю нужную информацию о статусе и босс мог выбрать - изучать дальше детали или нет.

Вовлеченность топовых стейкхолдеров в проекты очень сильно выросла, чего и добивались. А, казалось бы, мелочь.


promo psilonsk february 12, 2015 18:07 17
Buy for 100 tokens
Ранее в сериале: История первая: договор Ариадны История вторая: лыжи, смоктульки и чаевые История третья: мертвец и розетка ​*** — Послушай, Леша, послушай меня, милый мой друг. Ты же менеджер проектов, так? Ты же не дебил, правильно? Я тебе на пальцах объясняю, а ты понять не можешь.…

  • 1
Согласен, тоже сталкивался. Мой rule of thumb - содержательная часть отчета должна влезать в 5 строчек текста на blackberry.

У топов обычно айфоны )))

Что такое RAG-картинка?

Похоже на историю про подкат, который затрудняет чтение а мобильном :-)

никто не открывает attachment!
надо делать или копировать summary из attachment в тело письма.

Вы невнимательно читали мой пост. Ровно об этом я и написал.

При таком подходе надо отчеты делать в виде роликов для YouTube. Немного цифр и голос за кадром. Передача данных нынче дешева, можно слушать в фоне, а если что-то покоробило - в цифры посмотреть :-)

Это мечта была бы, а не отчет. )))))

Хм... Тут Оракл у нас интересуется чего это веб-решение по УП так плохо продвигаем. Никак не могут понят что народу тупо лень куда-то лезть, чего-то смотреть, куда-то нажимать

Примавера? Та еще штучка. )

Недавно читал, что в Америке набирает тренд писать маленькие e-mail, - не более 50 слов. А причина, в том, что больше половины читает e-mail на смартфоне и такой подход повышает результативность письма.

А потом они изобрели твиттер. )

Очень круто!

А есть ли примеры правильных отчетов на разных этапах проекта?

В книжке будет. )

  • 1
?

Log in

No account? Create an account