psilonsk


Блог об управлении проектами


Previous Entry Share Next Entry
Несколько идей по организации пространства
psilonsk


Нет-нет, я не о пространстве в широком смысле, его и без меня организуют немолодые люди в хороших костюмах. Я об организации рабочего пространства, точнее, наведении порядка в файлах и задачах.
Давно хотел поделиться опытом одного из клиентов, который организовал свое рабочие дела с помощью нескольких стандартных приложений и несложных правил их использования. Об этом он написал небольшую памятку самому себе, которой я, с его разрешения, с вами делюсь (мое вмешательство в текст минимально) - вдруг кто выцепит полезную для себя идейку.


Программы для поддержания порядка в файлах и задачах

Google Drive - для хранения файлов. Настроен на постоянную синхронизацию, в него же заведены папки “рабочий стол” и “загрузки” от Windows. Настроена оффлайн-работа почты и документов.
Evernote - для первоначального приема заметок и идей, а также для хранения и систематизации долгосрочной информации. На андроид-девайсах на центральные страницы выведены кнопки “быстрое фото” и “новая заметка”, в Chrome на ноутбуке настроен клиппер для сохранения страниц.
LastPass - менеджер паролей, а также любой другой приватной информации (карточек и т.п.). Установлен на андроид-девайсах и ноутбуке.
OneDrive - резервное облачное хранилище.
Dropbox - второе резервное облачное хранилище.
MS Project - для управления проектными планами и ресурсами.
Todoist - таскменеджер для задач.
Toogl - таймер.

Структура файлов

Строго иерархическая. В основе - папка для синхронизации с гугл диском. Ниже - все подпапки. Тегирование не предусмотрено. Расположение папок “Рабочий стол” и “Загрузки” настроены на папку “Временно актуальные документы”. Библиотеки Windows удалены.

Папка “Документы” - под запретом. Папка с таким названием является аналогом папки “Новая папка”, “Временно” и т.п., и со временем превращается в свалку. Любому документы - свое место.

Правила наименования документов

Если документ заводится на основе того или иного совещания или в рамках подготовки к совещанию, то он должен сохранятся строго в папке “Совещания”. В названии файла в первую очередь указывается дата (ГГГГ.ММ.ДД), потом произвольное название, потом участники.
Пример: "2015.07.13 Совещание с продажниками о коррекции алгоритма приема звонков. Иванов, Петров, Сидоров, Джонсон, Якобсон".

Обработка почты

Фильтры
Все письма, которые адресуются не лично мне, а также разного рода рассылки и уведомления, раскидываются фильтрами в папки: рассылки, переписка менеджеров, запросы, спам и т.п. Справочный материал для настройки фильтров находится тут.
Кроме того, на каждое письмо, которое не попало в фильтр, но, тем не менее, служит лишь сигналом, отвлекающим внимание, обязательно создается новый фильтр. Даже если письмо в единственном экземпляре.
Эффективность фильтров видна по количеству писем на примере переписки с 9.07.2015 по 16.07.2015. Изначально, при неоптимальных фильтрах в папке “Входящие” было 472 письма. После применения фильтров (важно, подчеркиваю, не ручного удаления, а именно системной настройки фильтров), количество писем сократилось до 30.

Постановка задач
На каждую задачу в Todoist, в соответствии с концепцией GTD и здравым смыслом, ставить тег по контексту. Это либо человек, либо место (Хабаровск, Лондон, Москва), либо обстоятельства (перекур, дорога, магазин и т.п.).

Тайминг
Структура портфеля проектов заложена в Toogl, и каждая отметка в нем соотносится с тем или иным проектом. В свою очередь, на каждую задачу ставиться тег (эффективная работа, неэффективная работа, личные дела). На эффективные дела ставится также отметка оплачиваемой деятельности, чтобы иметь возможность отсматривать общие затраты эффективного времени штатным функционалом Toogl.


Замечу, что автор - человек весьма системный, и системность эту ценящий, хотя основные его проекты и не были айтишными.



promo psilonsk february 12, 2015 18:07 17
Buy for 100 tokens
Ранее в сериале: История первая: договор Ариадны История вторая: лыжи, смоктульки и чаевые История третья: мертвец и розетка ​*** — Послушай, Леша, послушай меня, милый мой друг. Ты же менеджер проектов, так? Ты же не дебил, правильно? Я тебе на пальцах объясняю, а ты понять не можешь.…

  • 1
1. По возможности ничего не хранить у рептилоидов (гугл и иже с ними).

2. Для задач бумажный ежедневник. Лучше пока ничего не придумали. Никаких гаджетов.

3. Папки имеют вид YYYYMMDD_Notes на каждый день работы. Внутри файлы типа YYYYMMDD_байда.тип по смыслу.

4. Почтовые фильтры несомненно, даже на одно письмо.

5. Тайминг на фиг. Здесь и сейчас. Стратегия всегда в голове, а планировать конкретно бессмысленно.

Если про работу:
1. Одна папка = один проект/ процесс.

2. Шаблоны называются "Бланк. Заявка на ... ггммдд" или "Бланк. Отчет отдела продаж за ... гггг.мм.дд". Это позволяет:
2.1. По ключевым словам (бланк или отчет) найти нужный документ,
2.2. Дата, записанная цифровым способом обратным порядком, позволяет выстроить копии одного и того же документа рядом и опознать более свежий.
3. Все шаблоны лежат в единственном актуальном экземпляре в одном постоянном месте, разделенные по процессам. И все сотрудники об этом знают.
4. Все шаблоны имеют режим только для чтения (даже для всего руководства) и с защитой от удаления (что особенно актуально для 10 винды, которая даже не спрашивает подтверждение перед удалением). Полный доступ толтко у бизнес-аналитиков и сисадминов.
5. Если шаблон берется сотрудникомс сервера для заполнения, то надо сделать "сохранить как", убрать из названия слово "бланк", добавить в конец дату изменения или период (для отчетов или планов) за который будет в файле инфа (простите за корявость).
6. Для каждого отдела заведена своя папка для файлов с текущей информацией.
6.1. Сотрудникам в папке отдела выделены личные папки (полный доступ у сотрудника, начальника, сисадмина, гендира, для чтения у бизнес-аналитиков).
6.2. Внутри личных папок сотрудников организованы папки клиентов + одна для совсем личных дел.
6.3. Внутри клиентских папок (в зависимости от отделов) -
* договор и карточка клиента,
* счета,
* переписка с клиентом,
* сметы,
* запросы в смежные отделы,
* процесс ... (ярлыками все документы по процессу, ведущие на оригиналы у бизнес-аналитиков),
* бланки (внутри -
** бланки все,
** бланки по процессу ...).
Новому сотруднику сразу делается личная папка со всей структурой подпапок и файлов).


Время от времени БА и сисадмины "проходят" по серверу и смотрят как организованы документы. Если сотрудник не следует правилам, то внутренние клмпьютерные курсы силами БА и сисадминов, потом если повторяется, то штрафы и выволочка, если снова, то проводим аудит работы, частенько находили что-то неприятное.


Почти так же организовано и дома, только вместо процессов личные интересы, документы личные, кошек, на жилье, банковские, мужа (у него мои соответственно).

Ну очень удобно!

Супер, спасибо за идею. Почерпнул даже для себя кое-что.

спасибо :) что именно понравилось, если не секрет?

У меня клиентские папки организован куда более хаотично, теперь будет больше порядка)

Ага, ну и отлично ))

Больше синхронизации с облаками - больше вероятность утечки конфи информации на сторону.
Недавно, когда взломали Dropbox, пришлось, седея, чистить все в авральном порядке... При этом понимая что если уже утекло - то все равно ничего уже не изменишь.

А какие сценарии применения вашей конфеденциальной информации?

Да небось как обычно - фотки голой задницы.

Блин, клево. Спасибо! Всегда вы что-нибудь этакое находите)

Edited at 2016-11-21 06:29 pm (UTC)

  • 1
?

Log in

No account? Create an account